Stichting Heemkunde Denekamp

Huishoudelijk reglement

Artikel 1

De Stichting Heemkunde Denekamp (verder Stichting genoemd) bestaat uit  bestuur en werkgroepen.

 

Artikel 2

Het beleid van de Stichting wordt bepaald door het bestuur.

 

Artikel 3

Het bestuur bestaat uit tenminste negen en ten hoogste dertien leden.

Een aantal van de bestuursleden is coördinator van een werkgroep.

 

Artikel 4

De bestuursleden die zitting hebben in het bestuur namens werkgroepen, hebben overleg met de werkgroepleden over bestuurlijke aangelegenheden.

 

Artikel 5

Het bestuur kiest uit zijn midden de voorzitter, vicevoorzitter, secretaris, penningmeester en hun plaatsvervangers.

De zittingsperiode van bestuursleden is maximaal 12 jaar, te weten vier zittingsperiodes van 3 jaar.

Nieuwe bestuursleden starten in de zittingsperiode (rooster van aftreden) van het vertrekkend bestuurslid.

 

Artikel 6

Taakverdeling bestuur.

Voorzitter:

- Overleg plegen met derden over belangrijke zaken de Stichting aangaande.

- Representatie in algemene zin.

- Coördinatie beleid.

- Algehele leiding van de Stichting.

Secretaris:

- Verzorgen algemene correspondentie

- Verzorgen uitnodigingen bestuursvergaderingen en verslaglegging, dan wel delegatie.

- Verantwoordelijk voor het bestuursarchief.

Penningmeester:

- Voeren financiële beleid.

- Maken begroting (vóór 1 mei van het jaar voorafgaande aan het jaar waarover de begroting loopt).

- Opstellen financieel verslag (binnen 4 maanden na afloop van het boekjaar) en

  laten controleren door de kascommissie.

- Bewaken financiële administratie.

- Verzekeringen.

- Coördinatie werving-sponsoring.

Bijzondere taken bestuursleden:

-Heemhoesbeheer:

-Verantwoordelijk voor personeelsbeleid (facilitaire Heemhoes-medewerkers).

-Verantwoordelijk dagelijks beheer ‘tHeemhoes

- Lief & Leed

- ICT

- Periodiek ’t Onderschoer

- PR

 

Artikel 7

Het bestuur vergadert maandelijks, met uitzondering van augustus.

 

Artikel 8

Het bestuur houdt met de werkgroepleden en de facilitaire medewerkers van het ’t Heemhoes een Nieuwjaarsbijeenkomst.

Eens per jaar organiseert het bestuur een (educatief)  uitstapje waarvoor iedereen die vermeld staat op het organogram is uitgenodigd met partner.

NB Onder facilitaire Heemhoes-medewerkers worden die medewerkers verstaan, die of ’t Heemhoes of de inventaris (bibliotheken, archieven, administratie,keuken, receptie, enz.) beheren en onderhouden.

 

Artikel 9

Werkgroepen.

Voor het verwezenlijken van de doelstelling kan het bestuur werkgroepen instellen.

Werkgroepen stellen binnen de doelstelling van de Stichting zelf hun beleid vast en leggen dit ter goedkeuring voor aan het bestuur.

Het bestuur kan een werkgroep verzoeken een bepaalde taak op zich te nemen.

Werkgroepen hebben binnen de begroting van de Stichting een budget. Voor 1 april van het jaar voorafgaande

aan het jaar waarover de begroting loopt dienen zij voor hun eigen werkgroep een begroting in bij de penningmeester. Binnen het hun toegewezen budget heeft de werkgroep een eigen zelfstandigheid.

Er wordt naar gestreefd om  coördinatoren van de diverse werkgroepen zitting te laten nemen in het bestuur.       Is dat niet mogelijk dan wordt in het bestuur een contactpersoon aangewezen. 

Bestuur,  werkgroepen en facilitaire Heemhoes-medewerkers zijn in een separaat organogram weergegeven.

Van werkgroepleden wordt verwacht dat zij regelmatig aan de activiteiten van de werkgroep deelnemen, frequent op werkgroepvergaderingen aanwezig zijn en donateur zijn (dus 't Onderschoer ontvangen).

 

Artikel 10

Commissies.

Het bestuur kan zich laten bijstaan door commissies, waarin ook leden van de werkgroepen zitting kunnen hebben. Commissies hebben een adviserende taak.

 

Artikel 11

Werkgroep ‘t Onderschoer.

De Stichting geeft vier keer per jaar aan het eind van elk kwartaal het periodiek ’t Onderschoer uit.

Het periodiek omvat diverse bijdragen die zo breed mogelijk beantwoorden aan de doelstelling van de Stichting.

Tevens wordt informatie verstrekt over de voortgang van activiteiten van de stichting.

De redactie werkt op basis van het "Redactiestatuut 't Onderschoer".

 

Artikel 12

Representatieve aangelegenheden. Deze aangelegenheden zijn vastgelegd in de richtlijnen van Lief & Leed, welke onder verantwoordelijkheid van het bestuur zijn vastgelegd.

 

Artikel 13

Verandering(en) van dit huishoudelijk reglement geschiedt uitsluitend in een vergadering van het bestuur  met 2/3 meerderheid van stemmen.

 

Artikel 14

Waarin dit huishoudelijk reglement niet voorziet, beslist  het bestuur met 2/3meerderheidvan stemmen.

 

Opgemaakt d.d.  19 augustus 2013